Dokumentenmanagement DMS

Dokumente revisionssicher archivieren, professionell verwalten und blitzschnell wiederfinden

Digitalisierung zum papierlosen Büro

DAS PROBLEM

Traditionell laufen in jedem Unternehmen viele Arbeitsprozesse papiergestützt ab: Von der Rechnungsprüfung über den Urlaubsantrag und Krankmeldungen, Angebote an Kunden, Lieferantenbestellungen etc. Das Medium Papier passt dabei nicht mehr in die heutige Zeit des digitalen Arbeitens: Es wandert langsam durchs Unternehmen und muss verarbeitet und archiviert werden. Papier sorgt für unordentliche Schreibtische und immer wieder kleine Fehler in den Arbeitsprozessen. Geordnete Prozesse, die zum Teil sogar automatisch ablaufen, sind auf diese Weise unmöglich.

Das Dokumentenmanagement System ecoDMS mit der CPU IT bietet Ihnen:
  • Archiv- der Standard für eine plattformunabhängige langfristige und revisionskonforme Archivierung von Dokumenten.
  • Workflows - beliebige Abläufe können automatisiert werden. CPU IT hilft Ihnen bei der Planung von Workflows passend zu Ihren Abläufen und implementiert diese.
  • API Schnittstelle - Anbindung an Drittsysteme. CPU IT Programmiert mithilfe API eine Schnittstelle an Ihr gewünschtes Programm. Damit können Sie zum Beispiel direkt Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm in ecoDMS exportieren.
  • Service & Support - Installation - Wartung und Unterstützung bei der gesamten Digitalisierung und Archivierung.
  • Schulung - CPU IT schult Benutzer auf die gesamte Bedienung der ecoDMS Software und die implementierten Workflows. Einzeln oder in Gruppen.
Mitarbeiter entlasten

ecoDMS reduziert den Aufwand für das Suchen, Ablegen, Freigabe und verteilen von Dokumenten und erleichtert Mitarbeitern den Überblick über Informationen.

Zeit einsparen

Mit dem Dokumentenmanagement greifen Sie direkt mit der Suche und Struktur auf aktuelle Verträge, Anfragen oder Rechnungen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zu, um ihnen sofort Auskunft zu geben.

Zusammenarbeit

Mit dem DMS können Benutzer Dokumente zur Freigabe an Vorgesetzte weiterleiten oder zur weiteren Bearbeitung an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten.

Überall einsatzfähig

Sie können von überall mit der integrierten Weboberfläche auf Ihre Dokumente zugreifen, öffnen und bearbeiten. Ebenfalls können Sie von überall Dokumente einfügen.

DIE LÖSUNG

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) durch Ihren IT-Dienstleister gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Gemeinsam mit Ihnen führen wir ein solches DMS ein und erarbeiten am Beispiel eines typischen Vorgangs, z.B. dem Rechnungslauf im Unternehmen, einen ersten digitalisierten Prozess (auch „Workflow“ genannt). Dafür analysieren wir die wichtigsten Dokumentarten im Unternehmen und legen Benutzer, Berechtigungen und Ablageformen fest. Anschließend werden Ihre Mitarbeiter in die Software eingewiesen und geschult. In der Folge können wir so nach und nach immer mehr Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
  • Beliebige Dateiformate archivieren. - z.B. PDF Office-Dateien Bilder Musik Verträge Rechnungen Kontoauszüge Lieferscheine uvm.
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Automatische Klassifizierung mit OCR-Texterkennung
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Blitzschnelle Suchfunktionen
  • Für alle Betriebssysteme geeignet
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Plugins für OpenOffice
  • LibreOffice und Microsoft Office
GoBD und DSGVO
Cloud oder Inhouse
Support & Service
Service & Preise

Unser Lösungsvorschlag

DMS Einführung

Einmalig

Ebenfalls bieten wir Ihnen individuelle Angebote zum einmaligen Kauf, perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten an.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir am Beispiel eines typischen Vorgangs, z.B. dem Rechnungslauf im Unternehmen, einen ersten digitalisierten Prozess (auch „Workflow“ genannt). Dafür analysieren wir die wichtigsten Dokumentarten im Unternehmen und legen Benutzer, Berechtigungen und Ablageformen fest. Anschließend werden Ihre Mitarbeiter in die Software eingewiesen und geschult.

Kostenlose Präsentation der Software gewünscht?

Sie möchten endlich mehr Zeit für wichtige Dinge haben und sind bereit zur Digitalisierung? Vereinbaren Sie mit einem Techniker noch heute einen Termin und sichern sich eine Kostenlose Präsentation der ecoDMS Software!