Dokumentenmanagement von ecoDMS

Einleitung:

Die Bewältigung eines stetig wachsenden Dokumentenstroms kann eine erhebliche Herausforderung für jedes Unternehmen darstellen. Unser neuestes Projekt fokussierte sich auf die Optimierung der Dokumentenverwaltung für einen Kunden, der mit einer Überlastung an Rechnungen, Aufträgen und Bestellungen konfrontiert war. Die Ausgangslage zeigte unübersichtliche Arbeitsabläufe, lange Bearbeitungszeiten und steigende Druckkosten aufgrund eines wachsenden Papierarchivs. In diesem Blogbeitrag möchten wir vorstellen, wie wir durch die Einführung eines effizienten Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit der Software ecoDMS diese Herausforderungen erfolgreich bewältigt haben.

Die Ausgangslage:

Das Unternehmen sah sich mit einem täglichen Fluss von Dokumenten konfrontiert, der durch das wachsende Papierarchiv zu unübersichtlichen Arbeitsabläufen und langen Bearbeitungszeiten führte. Die Suche nach benötigten Dokumenten gestaltete sich mühsam, und die steigenden Druckkosten belasteten die Ressourcen zusätzlich. Die Einführung eines DMS sollte hier Abhilfe schaffen, indem das Papierarchiv aufgelöst und durch ein zentrales digitales Archiv ersetzt wurde.

Die Lösung: Implementierung von ecoDMS als effektivem Dokumentenmanagementsystem

Das Unternehmen entschied sich für die Implementierung von ecoDMS, einer leistungsstarken Software für die Archivierung von Dokumenten und die Optimierung interner Workflows. Zusätzlich wurde ein speziell von CPU IT entwickeltes API-Modul integriert, um relevante Daten für die Steuerberatung bereitzustellen. Der Einsatzbereich des DMS erstreckte sich über nahezu alle Abteilungen, von der Personalabteilung über die Finanzbuchhaltung und das Controlling bis hin zum Vertrieb und zur Technik.

1. Reduktion des Papierarchivs und sofortiger Zugriff:

Durch die Einführung von ecoDMS konnte das Papierarchiv erheblich reduziert werden. Das zentrale digitale Archiv ermöglicht es jedem berechtigten Mitarbeiter, sofortigen und jederzeitigen Zugriff auf benötigte Dokumente zu haben. Dies führte zu einer drastischen Verbesserung der Effizienz und Transparenz in der Dokumentenverwaltung.

2. Volltextindexierung für schnelle Informationsfindung:

Die Volltextindexierung von ecoDMS ermöglicht es, benötigte Informationen schnell und gebündelt zu finden. Dies erleichtert nicht nur die Suche nach Dokumenten, sondern steigert auch die Effizienz bei der Ausführung von Aufgaben und der Bearbeitung von Anfragen.

3. Transparente Arbeitsabläufe durch automatisierte Workflows:

Die internen Arbeitsabläufe wurden durch ecoDMS mit festgelegten, automatisierten Workflow-Schritten transparent gestaltet. Die Bearbeitung von eingehenden Aufträgen, Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten erfolgt nun schneller und effizienter – von der Bearbeitung über die Prüfung bis hin zur Freigabe.

Die Ergebnisse:

Bereits kurz nach der Implementierung von ecoDMS konnten deutliche Verbesserungen festgestellt werden. Die Transparenz in den Arbeitsabläufen hat zu kürzeren Bearbeitungszeiten geführt, während die Druckkosten durch die Reduktion des Papierverbrauchs erheblich gesunken sind. Das Unternehmen konnte somit nicht nur seine operativen Prozesse optimieren, sondern auch Ressourcen effizienter nutzen.

Fazit:

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts verdeutlicht die Relevanz eines durchdachten Dokumentenmanagementsystems für die Steigerung der Effizienz und Transparenz in Unternehmen. Unser IT-Systemhaus steht Ihnen gerne zur Verfügung, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen zu entwickeln und Ihren Geschäftsablauf zu optimieren.

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