Managed E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung nach GoBD und DSGVO in der Cloud

10 Jahres Frist

Wussten Sie, dass alle E-Mails Ihres Unternehmens veränderungssicher für bis zu 10 Jahre archiviert werden müssen?

Archivierungspflicht

Wie realisieren Sie diese Archivierungspflicht nach den Bestimmungen der GoBD?

E-Mail Kommunikation

Wie leicht ist es Ihnen möglich, sämtliche E-Mail Kommunikation nachzuvollziehen?

Überblick

Warum Unternehmen von einer E-Mail Archivierung profitieren:

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Bestehende und zukünftige E-Mails zuverlässig sichern

nwender können wichtige E-Mails nach Belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren so täglich wichtige Daten. Mit MailStore Server können alle bereits bestehenden oder zukünftigen E-Mails vollständig und dauerhaft aufbewahrt werden. Die Lösung unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Dateiformate.

E-Mails nur einen Mausklick entfernt

Jeder Mitarbeiter kann jederzeit über verschiedene Optionen wie zB. die Outlook-Integration, die MailStore Client-Software und den MailStore Web Access, auf die archivierten E-Mails zugreifen. Dank der extrem schnellen und komfortablen Zugriffsoptionen kann die Produktivität der Mitarbeiter im Unternehmen gesteigert werden. Zeitraubende oder erfolglose Suchen nach wichtigen in E-Mails gespeicherten Informationen gehören somit der Vergangenheit an.

Rechtliche Risiken vermeiden

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Neben regelmäßigen Zertifizierungen sorgt ein umfassendes Technologiekonzept dafür, dass Unternehmen mithilfe von MailStore Server die geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen können.

IT-Kosten und Aufwände reduzieren

Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig.

Die integrierte und hochentwickelte Speichertechnologie verwaltet stark wachsende E-Mail-Volumen über Jahre hinweg effizient. Zusätzlich wird der Gesamt-Speicherbedarf durch Single-Instance-Archivierung minimiert und Dateianhänge komprimiert. Auf diese Weise belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.

Warum E-Mails archivieren?

Haben Sie sich schon öfter gefragt, warum Sie E-Mails archivieren sollten? Dann erfahren Sie mehr über E-Mail-Archivierung in unserem Video mit Marie und Thomas!

Eine sichere Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für Unternehmen.

Service & Preise

Managed E-Mail-Archivierung

Mit unserer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung werden von Ihren E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt und veränderungssicher archiviert, so dass Sie die GoBD Bedingungen erfüllen können. Zusätzlich wird auch ihr Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Diese Suche ist dann z.B. auch über einen gesicherten Zugang mit einem Webbrowser oder direkt aus Ihrem Outlook möglich.

E-Mail-Archivierung As a Service

€5,50

Monatlich*

Je Postfach

Ihre Vorteile bei uns als Managed Service Provider:
  • Hosting im eigenen CPU IT Rechenzentrum (St. Ingbert)
  • Überall verfügbar und sicher
  • Monatliche und leistungsbezogene Abrechnung
  • Jederzeit auf Ihre Bedürfnisse anpassbar
  • Unbegrenzter Speicherplatz
Ihre Vorteile mit CPU360:
  • Unterstützung bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  • Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

*Ab mind. 10 Postfächer. Der Preis gilt zzgl. MwSt.

Angebot anfordern

Jemanden mit einem tiefen und breiten Verständnis von Technologie auf Ihrer Seite zu haben, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg Ihres Unternehmen ausmachen.